Ingrese el Proyecto Post Mortem . La tormenta perfecta para lograr la mejora del equipo mientras simultáneamente aplastar la motivación de un individuo para trabajar con otros a su alrededor. Si Utilizado de manera efectiva, un proyecto post mortem puede ser una gran herramienta de aprendizaje. Si Planeado mal, también puede convertirse en una sesión de ataque argumentativa.

Desafortunadamente, La mayoría de las veces creo que es por esta razón que los gerentes dudan para usar el proyecto post mortem debido a su propensión a largo plazo daño. Me gustaría compartir mis experiencias personales sobre lo que he visto trabajar, lo que no ha funcionado tan bien y cómo construir un proyecto post mortem plantilla para el éxito. Comencemos con un ejemplo de falla épica.

una vez En un momento, nuestro equipo en Brolik se sentó para un post mortem en un proyecto Eso fue muy exitoso en los ojos del cliente, pero eso se puso tenso (Como lo hacen la mayoría de los proyectos) sobre el alcance, la línea de tiempo y las características. Habiendo lanzado El proyecto con éxito, decidimos conseguir a todos los que habían trabajado El proyecto para sentarse y discutir sus pensamientos sobre cómo el proyecto desarrollados para que pudiéramos mejorar la próxima vez. Parecía un gran Idea en teoría, pero en la práctica real no fue bien. La reunión carecía de estructura, los miembros del equipo se sintieron personalmente atacados, conversación No fue bien moderado y salimos con pocas conclusiones valiosas. I Aprendí algunas cosas de esa lucha y las he incluido en La plantilla del proyecto post mortem a continuación.

mantener en mente que cada equipo tiene diferentes estilos de dinámica y comunicación. Por lo tanto, debe personalizar el enfoque para adaptarse a su equipo y cultura. No Resumió estos puntos en seis consejos de los que puede sacar.

Consejo #1: Tenga el post mortem lo más cerca posible para concluir cada proyecto

en La era de las redes sociales y las cargas de trabajo cada vez mayores, somos constantemente bombardeado con información. La capacidad de tu equipo para Recuerde los detalles específicos sobre un proyecto se desvanecerán rápidamente a medida que pase el tiempo por. Para obtener comentarios relevantes y procesables, tenga la reunión tan pronto Después de la finalización del proyecto que tiene sentido para todos.

Consejo #2: Cree una encuesta o cuestionario antes de la reunión para guiar la conversación

esto Puede parecer cojo o innecesario, pero créeme, es realmente útil. No Inundar a su equipo con una encuesta de 25 preguntas que requiere mucho tiempo para llenar. Recomiendo aproximadamente 10 preguntas con una mezcla de sí/no y preguntas de respuesta corta. Se pueden requerir ciertas preguntas si Son importantes, pero no todas las respuesta deberían ser obligatorias. Todos quiere dar su opinión, ya sea de forma anónima, pública o ambas Dales la oportunidad de hacerlo de la noche. La encuesta debe deberse Volver al moderador con suficiente tiempo para que obtengan específicos ideas que ayudan a guiar la reunión. Cuando se hace de manera efectiva el El moderador estará armado con un gran forraje para intervenir en crítico puntos en la reunión.

Los gerentes de proyecto son el mediador en un post mortem. Haga las preguntas correctas y escuche mucho.

Aquí hay un ejemplo de A Forma de Google Le pedí a nuestro equipo que completara recientemente antes de un proyecto post mortem. Google proporciona análisis y gráficos de las respuestas de su equipo como el Las encuestas se completan:

• ¿Qué crees que salió bien en el proyecto?
• ¿Cuál fue la parte más frustrante del proyecto?
• ¿De qué cambios/problemas en nuestro proceso le gustaría hablar durante la reunión?
• ¿Fueron los objetivos del proyecto claros para usted?
• ¿Le dieron los recursos adecuados para lograr esos objetivos?
• en una escala de 1-5 ¿Qué tan completa cree que fue la planificación del proyecto antes de comenzar todo?
• ¿El horario era realista para los entregables?
• ¿Cualquier otra cosa que este cuestionario no pidiera?

Obviamente Estas preguntas pueden ser más específicas del proyecto, y tal vez deberían ser si Hay un tema en particular que el moderador está buscando abordar el reunión.

Consejo #3: Verifique la mentalidad del equipo al comienzo de la reunión.

el El moderador (generalmente el gerente del proyecto) debe crear la agenda y Mantenga la conversación constructiva y en movimiento: al margen piezas particulares que necesitan más ruptura. Lo más importante es que deberían dejar de lado el primeros minutos para establecer una mentalidad positiva y objetiva para el equipo. El objetivo de la post mortem es alejarse con propósito y pasos realistas para la mejora, no para evaluar el individuo actuación. Aquí es donde los antecedentes de la encuesta pueden ayudar a El moderador ajusta el enfoque si las cosas comienzan a salir de los rieles.

Consejo n. de las mejores formas de preparar a su equipo para hablar colectivamente y Positivamente mientras se adhiere al guión es tener una agenda. En el Pasado, pensé que la mejor manera de mantenerse organizada era mantener personalmente en la agenda, moviendo la discusión de un punto a otro. Encontré Esto es ineficaz. Cuando todos puedan ver la agenda toda la habitación está más comprometido. También mejora el enfoque y la transparencia cuando las notas son Tomado en la pantalla a la vista. La agenda visible sirve como referencia punto para temas que ya se han cubierto, por lo que la posibilidad de Duplicar en algo se minimiza. Create the agenda and share it in plain view for everyone to refer to during the meeting

One of the best ways to prime your team to speak collectively and positively while sticking to the script is to have an agenda. In the past, I thought the best way to stay organized was to personally hold onto the agenda, moving discussion from one point to the next. I found this to be ineffective. When everyone can see the agenda the whole room is more engaged. It also improves focus and transparency when notes are taken on screen in plain view. The visible agenda serves as a reference point for topics that have already been covered so the chance of doubling up on something is minimized.

He incluido un formato de agenda que funciona para Brolik, pero es lo suficientemente flexible como para ajustarse a las necesidades específicas de cualquier equipo:

Resumen de entregables: This outlines the scope of work or contract agreed to by both the service provider and the client. It’s a great way to set the stage for the meeting without bias.

Diseño y desarrollo web: Entregable 1, entregable 2, etc.

Marketing digital: Entregable 1, entrega 2, etc

Fotografía: Deliverable 1, Entregable 2, etc

MIrc: == ¡Proyecto de entrega adicional. alcance el proyecto medio. Enumeré esos elementos aquí.

Resultados Resultos: Según su experiencia, es probable que todos en su equipo tengan Varios niveles de "éxito" en su mente. Esto ayuda a realinear tu equipo con los resultados en lo que respecta al cliente, el contrato y El proyecto en su conjunto.

¿Entregamos a tiempo? Y/N

¿Está feliz el cliente? Y/N

¿Cómo se alinearon las horas reales facturables con los precios (usamos TOGGL T O T r A C K o U R H O U R S)?

fue ¿Algo que fuera gravemente sobre o no se estima? me gusta hacer una comparación lado a lado de la línea de tiempo original como es declarado en el contrato de Brolik con la línea de tiempo real de que el proyecto seguido. Esto requiere algo de excavación, pero la información que puede extraer vale la pena. Para ciertos proyectos paso por meses de correos electrónicos, Reuniones e invitaciones de calendario para comparar las dos. A través de eso proceso puedo identificar puntos débiles en el proyecto (como siempre son) que inevitablemente ralentizaron las cosas y tensaron al cliente relación. Ser lo más específico y detallado posible, con anotaciones sobre cómo ocurrieron las cosas. Aquí hay un breve ejemplo de cómo pueden clavarse entre sí:

Timeline Recap: I like to do a side by side comparison of the original timeline as it’s stated in Brolik’s contract with the actual timeline that the project followed. This takes some digging, but the information you can extract is worth it. For certain projects I go through months of emails, meetings and calendar invitations to compare the two. Through that process I’m able to identify pain points in the project (as there always are) that inevitably slowed things down and strained the client relationship. Be as specific and detailed as possible, with annotations about how things actually transpired. Here’s a brief example of how you can peg the two against each other:

Proyectado: Semana 1 - Entregación A

Semana 2 - Entregable B

Semana 4 - Entregable C

REAL: Deliverable A - SEPT 1 - Semana 1 || ALTERENCIA 45

Deliverable B - Sept 8 - Week 2

Deliverable C - Sept 29 - Week 5

(el cliente solicitó una semana adicional para revisar el entregable b)

Discusión general: No Project Post Mortem está completo sin permitir que todos lleguen al carne en el hueso. Ahora que has puesto el escenario tan constructivamente como posible, adelante. Si ha hecho su trabajo, la conversación fluirá libremente y todos participarán voluntariamente. Está bien y normal a Todavía tengo algo de tensión. En Creativity Inc., Pixar El presidente Ed Catmull dice que si su equipo no puede tener sincero discusión y aceptación de críticas constructivas que no estás creciendo y condenado de todos modos, así que déjalo volar. Me ha resultado útil tener algunos Preguntas en la pantalla que las piezas rápidas de la conversación que conozco Inevitablemente surgen:

• ¿Cuáles fueron las fortalezas centrales de este equipo del proyecto?
• ¿Cuáles fueron las mayores debilidades de este equipo?
• ¿Obtuvimos los resultados que queríamos de este proyecto?
  • Si es así, ¿por qué? Si no, ¿por qué?

nuevamente, no dude en ajustar estas indicaciones en consecuencia para que se ajusten a su equipo.

Recapitulación de reuniones: Eventualmente, Dependiendo de cuán profundo sea la discusión general, la reunión alcanzar un punto de parada natural. Es importante no acortar las cosas prematuramente, pero tampoco hay necesidad de sentarse en una habitación durante horas y Horas deliberando pequeños detalles cuando se rompen más entre más pequeño Los grupos serían más productivos. Gracias a todos por participar y Informarles un resumen de la reunión estará en camino. Entonces realmente envía un recapitulación de reuniones.

Consejo n. Todo el punto de una post mortem es mejorar el próximo proyecto. Si Su equipo se queda sin un resumen claro y elementos de acción, no lo ha Hice tu trabajo. Si estuvieras tomando notas activamente dentro de la agenda Durante la reunión, este paso no debería ser tan difícil. Formular el Hallazgos en objetivos procesables a los que todos pueden trabajar. Send a meeting recap with key takeaways and next steps

The whole point of a post mortem is to make the next project better. If your team is left without a clear summary and action items, you haven’t done your job. If you were actively taking notes within the agenda during the meeting, this step shouldn’t be that difficult. Formulate the findings into actionable goals that everyone can work toward.

A veces Estos incluso vienen como una agradable sorpresa. En un post mortem reciente para uno De nuestros proyectos, nos dimos cuenta de que la creación de contenido había sido un problema. Recientemente habíamos hecho arquitectura de información para un cliente separado y se dio cuenta de que si previsiéramos que el contenido sea un problema, nos correspondería Para llevar nuestro proceso de modelado de contenido al pliegue mucho antes. Este forma en que varios departamentos, como el diseño o el desarrollo, pueden acceder al modelo de contenido como un centro central cuando sea necesario. Perfectamente procesable.

Consejo #6: Piense en los detalles

Como último paso antes de la reunión, piense en cómo se desarrollarán los detalles más pequeños.

teléfonos: Es posible que desee pedir a todos de antemano que dejen sus teléfonos en su escritorio, a menos que sirva un propósito específico para la reunión (palabras con Los amigos no cuentan). He sido víctima de revisar el correo electrónico y recibir Partido solo para regresar unos minutos más tarde y no tiene idea de qué Traspirado en el tiempo que estaba escribiendo "Está bien, suena genial, haré un seguimiento Más tarde, "a un cliente.

Asiento: Esto suena extraño, pero es posible que desee pensar en preguntar ciertos individuos para elegir un asiento en particular. Gente de influencia en un El proyecto tenderá a sentarse hacia el medio o más cerca el uno del otro Porque anticipan mucha participación. Si bien eso es genial y Alentado, esto puede dejar a otros en las afueras de la conversación, luchando para entrar en la acción. La comunicación será colectivamente Más fuerte si se espera que los contribuyentes pesados ​​se sientan más lejos el uno del otro. De esta manera, la conversación se llevará a cabo Todos en la habitación, dando a cada individuo la oportunidad de intervenir.

Longitud: Esto es discutible. Algunas filosofías dicen para sacar todo en el mesa. En este caso, un post mortem podría funcionar fácilmente tres horas o más, Especialmente para proyectos más grandes con líneas de tiempo más largas. Otro Las metodologías dicen que manténgalo a una hora y delinear separado uno a uno Breakouts para un tiempo posterior si es necesario. Más recientemente, reservé un hora y media para nuestro equipo. Fuimos un poco, pero eso se sintió sobre bien. No lo cortes, no lo arrastre y mantengas un buen ritmo durante la reunión. Por mucho tiempo que tome, esa es la longitud correcta para la reunión.

Pensamiento final

I usé la frase "post mortem" a menudo aquí, pero nunca he sido fan de La terminología. Me doy cuenta de que es un término generalmente aceptado para describir La reunión que ocurre al finalizar un proyecto, pero también es comúnmente utilizado para describir el examen de un cadáver para determinar un causa de muerte.

en Brolik, muchos de nuestros sitios web van acompañados de digital en curso Mantenedores de marketing, por lo que el proyecto ciertamente no ha muerto. Presenté Los nombres, "Project Inbrief" "Project Retrospective" y "Project Recap" a nuestro equipo. Ninguno de ellos se ha quedado todavía, pero eso también es porque nosotros Comenzó llamando a estas reuniones "post mortems". Si este concepto es nuevo y tienes la intención de probarlo con tu equipo, intente usar un nombre que no implica la muerte. Debería hacer que la percepción de la reunión sea Todo mucho menos sombrío.